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Marginale Spalte
Steffen Lehman - Handel und Logistik

Steffen Lehmann
Director Sales
Tel. +49 30 726112-243

Rechnungsprüfung leicht gemacht

Inhalt

„Seit der Einführung vor sechs Monaten sind bereits 25.000 Rechnungen durch die automatische Prüfung gelaufen. Während vorher nur stichprobenartig geprüft wurde, liegt die Quote heute bei 100 Prozent. Neben der automatischen Prüfung der Warenrechnungen ist perspektivisch auch die weitgehend automatisierte Prüfung von Sachkostenrechnungen angedacht.”

Kaufmännischer Leiter bei ELMER

Anforderungen

Das umfangreiche Warensortiment des führenden Fachgroßhandel-Unternehmens verursacht jährlich rund 130.000 Eingangsrechnungen, deren detaillierte Prüfung bisher nur stichprobenartig erfolgen konnte. Um eingehende Warenrechnungen systematisch auf Richtigkeit zu prüfen, sollten die Prozesse automatisiert werden:

  • Automatische Prüfung der einzelnen Positionen
  • Sicherstellen der anschließenden Tätigkeiten der Rechnungsverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
  • Abgleich der gelieferten Mengen und berechneten Preise mit der Ursprungsbestellung

Lösungsweg

Das Rechnungseingangsbuch (REB) bietet eine Online-Portaloberfläche, über die Rechnungen auf Positionsebene eingesehen werden. Im Hintergrund läuft der automatische Prüfprozess ab:

  • Abgleich der Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferungen
  • Auffinden von fehlenden Bestellreferenzen
  • Einbinden der Mitarbeiter bei Unstimmigkeiten
  • Zweistufiger Freigabeprozess (sachliche und kaufmännische Freigabe), der mit einer Buchung in der Finanzbuchhaltungs-Software endet
  • GDPdU-konforme Archivierung aller erforderlichen Dokumente
  • Einbindung des Zentralregulierers GSH in die Prozesse
  • Anbindung sämtlicher Drittsysteme wie z. B. das hauseigene Bestellsystem, das Langzeitarchiv und die Finanzbuchhaltung, um Daten in das REB einfließen zu lassen

Erzielte Ergebnisse

Das REB deckt sämtliche Aufgaben, von der Rechnungsprüfung über die Anbindung der vorhandenen IT-Landschaft bis hin zur Verarbeitung der Daten der Drittsysteme in einem Tool ab:

  • Anstelle von stichprobenartiger Prüfung wurde eine Quote von 100 Prozent erreicht
  • Geplante Automatisierung der Prüfung von Sachkosten
  • Nutzung von inubit zur Unterstützung weiterer Arbeitsprozesse in der Unternehmensgruppe
  • Bündelung des Datenfluss sämtlicher Systeme