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Lieferantenportal zur Ablösung papierbasierter Prozesse

Handel und Logistik
 
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Anbindung kleiner und mittlerer Lieferanten


Mit dem Lieferantenportal bieten wir Ihnen eine komfortable Lösung, um kleine und mittlere Lieferanten in Ihre Systemlandschaft zu integrieren und den Austausch von Nachrichten und Belegen zu optimieren. Der Einsatz des Lieferantenportals ermöglicht Ihren Geschäftspartnern, ohne eigenes ERP- oder EDI-System, alle Prozesse - von der Bestellbestätigung über Lieferavis und Wareneingangsmeldung bis hin zur Rechnungsstellung - elektronisch abzuwickeln. Durch die Ablösung papierbasierter Prozesse entlasten Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter und Lieferanten von manuellen Routinearbeiten, sondern sparen auch Zeit und Kosten durch den geringeren Arbeitsaufwand und geringere Fehlerquoten.

Unsere Lösung unterstützt dabei die von der GS1 empfohlenen Nachrichtentypen wie ORDERS, DESADV, RECADV und INVOIC sowie zahlreiche internationale und branchenspezifische EDI-Formate (VDA, EDIFACT, EANCOM, XML, ANSI ASC X12, etc.). Die im Portal verwendeten Formulare folgen zudem den Empfehlung der GS1 und erleichtern Ihren Geschäftspartner dadurch die Einarbeitung in das System.

 

Die wichtigsten Funktionen im Überblick


 
 

Plattformunabhängige Portaloberfläche

Workflowgestütztes Lieferanten-Onboarding

 

Der Zugriff auf das Lieferantenportal erfolgt über einen Webbrowser. Da abgesehen von einer Internetverbindung keine weiteren Anforderungen an die technische Infrastruktur des Partners gestellt werden, laufen Einführung und Roll-out des Lieferantenportals ohne Probleme und ohne zusätzlichen Kosten für den Partner ab.

Das Aufschalten neuer Lieferanten, von der Einladung bis zur Freischaltung und der Eintragung der Lieferantenstammdaten, erfolgt komplett workflowgestützt und ohne Medienbrüche. So reduzieren Sie die manuellen Aufwände in den Zentralfunktionen auf ein Minimum. Durch die effiziente Integration in Ihre Systemlandschaft können Sie noch schneller auf neue Lieferantenangebote zugreifen.

 
 

Elektronische Stammdatenpflege

Änderungen am Artikelsortiment führen im Regelfall zu erheblichen Aufwänden in der manuellen Stammdatenpflege. Der Vorgang der Stammdatenerfassung lässt sich aber durch die flexible Abbildung im Portal deutlich effizienter gestalten. Beim Anlegen eines neuen Artikels werden beispielsweise Formularfelder durch den Abgleich der Artikelnummer mit einem zentralen Stammdatenpool vorausgefüllt. Diese können nachträglich bearbeitet werden oder vom Prozessverantwortlichen per Knopfdruck medienbruchfrei in das führende System übernommen werden.

So können Ihre Mitarbeiter durch den Wegfall zahlreicher manueller Tätigkeiten den Fokus wieder auf die Qualitätssicherung der Daten legen.

 

Bestellabwicklung

Der Prozess der Bestellabwicklung erfolgt dank Lieferantenportal komplett elektronisch: Die Bestellung wird von Seiten des Einkaufs wie gewohnt über das ERP-System eingegeben und an das Lieferantenportal übertragen. Der Lieferant wird automatisch per E-Mail über den Eingang einer neuen Bestellung informiert und kann somit schneller auf diese reagieren.

Die Bestellbestätigung und Erstellung des Lieferavis kann der Lieferant direkt im Portal vornehmen. Durch das Turn-Around-Verfahren werden die Bestelldaten mit nur wenigen Klicks in Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung umgewandelt. Nach Absenden des Lieferavis (DESADV) wird dieser direkt in Ihre Systeme verteilt, um auch im Wareneingang manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig ist der Einkauf so stets über den aktuellen Lieferstatus, Abweichungen zwischen Bestellungen und tatsächlicher Lieferung sowie über aktuelle Bestände informiert.

 

Abwicklung von Reklamationen und Rechnungen

Die artikelgenaue Rechnungsabwicklung wird automatisiert auf Basis der zugrundeliegenden Bestellbestätigung und des Wareneingangs vorgenommen. Reklamationen oder Differenzen zwischen Bestellbestätigung und Wareneingang werden über das Portal direkt an den Lieferanten weitergegeben. Dort fließen die Daten automatisch in den Rechnungsstellungsprozess ein und reduzieren so auf beide Seiten den Aufwand für die manuelle Rechnungskontrolle.

Neben der deutlichen Beschleunigung der Bestell- und Rechnungsabwicklung erhalten Einkauf und Lieferant zu jeder Zeit einen Überblick über ausstehende Lieferungen und offene Forderungen.

 
 

Vorteile


 

In Kombination mit unseren Software-Produkten für Business Rules und Business Process Management lassen sich zusätzlich individuelle Anforderungen an die Nachrichtenverarbeitung abbilden. Eingehende Nachrichten können so z.B. auf Plausibilität oder Toleranzgrenzen geprüft und prozessautomatisiert weiterverarbeitet werden. Zudem können Änderungen am Prozess dank der einfachen Konfiguration technischer Workflows vom Fachanwender selbst durchgeführt werden. Änderungen im Lieferanten-Onboarding sind auf diese Weise schnell umgesetzt.