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Presse & Medien

Anita Bunk
Leitung Kommunikation

Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) nutzt inubit BPM-Suite als Plattform für die elektronische Abwicklung von ESF-Förderungen

Durchgängiges inubit Web-Portal für elektronisches Fördermittelmanagement – von der Antragstellung über die Mittelbewirtschaftung bis zum Berichtswesen

Berlin, 26.05.2011 -

Das BAFzA war über 30 Jahre als „Bundesamt für Zivildienst“ Servicestelle für Zivildienstleistende und Träger sozialer Dienste. Auf Grund der veränderten Gesetzeslage zum Wehr- und Zivildienst wird das BAFzA sich zukünftig auch anderen Tätigkeitsfeldern zuwenden. Dazu zählt die Aufgabe, Fördermittel des Bundes und des Europäischen Sozialfonds (ESF) zu verwalten und entsprechende Förderprojekte abzuwickeln. Für eine kundenfreundliche und elektronische Durchführung des gesamten Antragsverfahrens hat sich das BAFzA entschieden, ein Web-Portal auf Basis der Business Process Management (BPM)-Software inubit BPM-Suite zu einzuführen.

Auf Dauer verfolgt das BAFzA das Ziel, Bürgern eine moderne Dienstleistungsinfrastruktur zur Verfügung zu stellen und im Zuge der Ausweitung seiner Tätigkeitsfelder sämtliche Bereiche prozessorientierter zu gestalten. In einem ersten Schritt wird nun die elektronische Abwicklung von ESF-Mitteln von der Antragstellung über die gesamte Mittelbewirtschaftung bis zum und Berichtswesen über die inubit BPM-Suite umgesetzt. Damit werden nicht nur das Antragsverfahren vereinfacht und Bearbeitungszeiten reduziert, sondern auch die Qualität der Bearbeitung gesteigert. Nach erfolgreicher Einführung ist geplant, die Nutzung der inubit BPM-Suite auf weitere Bereiche auszuweiten.

Elektronische Antragsstellung über Web-Portal mit integrierter Fehlerprüfung

Antragsteller können zukünftig über ein auf der inubit BPM-Suite basierendes Web-Portal ihre Förderanträge einreichen. Dabei finden bereits bei der Erfassung der Antragsdaten umfangreiche Validierungen statt. Dies wird die sonst sehr aufwändigen Prüfprozesse beschleunigen, so dass BAFzA-Mitarbeitern mehr Zeit für die eigentliche persönliche Betreuung der Kunden bleibt. Dies gilt auch für den gesamten Folgeprozess, der z.B. die Mittelabrufe unterstützt, die Erstellung von Verwendungsnachweisen und Schlussbescheiden als auch das umfassende Prüfwesen für die Mitarbeiter des BAFzA. Dieses sichert auch die Einhaltung der Vorgaben der EU. Außerdem stellt die Lösung alle Schnittstellen zu nachgelagerten Systemen, z.B. für die Zahlungsabwicklung und das Reporting an die EU, zur Verfügung.

Den Mitarbeitern des BAFzA steht mit der Lösung darüber hinaus ein umfangreiches Monitoring zur Verfügung, über das jederzeit einsehbar ist, wie viele Anträge eingegangen sind, welche davon bewilligt oder abgelehnt wurden, und in welchen Fällen noch Klärungsbedarf besteht. Antragssteller können über das Web-Portal ihre Daten bequem und übersichtlich einsehen und verwalten und dabei auf die gesamte Historie des Förderfalles zurückgreifen.

„Mit Einsatz der inubit BPM-Suite stellen wir uns als moderner Dienstleister auf und bieten den Bürgern einfachen Zugriff und eine schnelle Abwicklung für ESF Förderprogramme“, fasst Claus J. Scholl, IT-Verantwortlicher des BAFzA, zusammen. Nach erfolgreicher Umsetzung soll der Einsatz der inubit BPM-Suite in einem ersten Schritt auf weitere Förderprogramme ausgedehnt werden, und danach auch andere Geschäftsbereiche des BAFzA unterstützen.

Über das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben ist für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstgesetzes zuständig. Darüber hinaus können dem Bundesamt weitere Aufgaben gemäß § 14 Absatz 2 des Bundesfreiwilligendienstgesetzes übertragen werden. Hierzu gehören bereits die Abwicklung von verschiedenen Programmen des Europäischen Sozialfonds sowie Unterstützungsleistungen bei Programmen aus dem Bereich „Alter und Pflege“. Beim Bundesamt angesiedelt sind zudem die Geschäftsstelle der Contergan-Stiftung, die Regiestelle des Bundesprogramms „TOLERANZ FÖRDERN – KOMPETENZ STÄRKEN“ und die Bundesservicestelle „Aktion zusammen wachsen / Mehrgenerationenhäuser“. Das Kriegsdienstverweigerungsgesetz und das Zivildienstgesetz werden weiterhin von hier aus ausgeführt.

Pressemitteilung